1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der ACTAN AG, Morgartenstrasse 9, 6003 Luzern, Schweiz (nachfolgend "ACTAN") und ihren ausschliesslich in der Schweiz ansässigen Geschäftskunden (nachfolgend "Kunde") im Zusammenhang mit dem Online-Dienst "ACTAN SanctionsCheck" (nachfolgend "Dienst").

Der Kunde bestätigt die Kenntnisnahme und Zustimmung zu diesen AGB im Rahmen der Online-Registrierung bzw. bei erstmaliger Nutzung des Dienstes.

2. Leistungsbeschreibung

ACTAN stellt dem Kunden eine cloudbasierte Lösung zur Verfügung, mit der er Prüfungen von Vertragspartnern gegen Sanktionslisten (insbesondere SECO und OFAC) im Einklang mit regulatorischen Anforderungen durchführen kann. Die Nutzung erfolgt webbasiert ohne lokale Installation. ACTAN gewährt Zugang zum Dienst gemäss gewähltem Abo-Modell.

3. Vertragsschluss und Vertragsdauer

Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde die AGB akzeptiert und ein Abonnement oder eine Zusatzoption aktiviert (z. B. per Online-Registrierung, E-Mail-Bestätigung oder schriftlichem Auftrag). Die Vertragslaufzeit entspricht dem gewählten Abrechnungsmodell (Quartal oder Jahr). Das Abonnement verlängert sich automatisch um die jeweils gewählte Periode, sofern der Kunde nicht fristgerecht kündigt. Erfolgt keine Zahlung bis zum Verlängerungszeitpunkt, endet das Abo automatisch.

4. Preise und Zahlung

Die Preise richten sich nach dem jeweils gewählten Abo-Modell und verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer. Die Abrechnung erfolgt im Voraus per Rechnung oder über einen von ACTAN angebotenen Online-Zahlungsdienst. Die jeweilige Leistung (Abo oder Zusatzoption) wird erst nach Zahlungseingang freigeschaltet. Erfolgt keine Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum, ist ACTAN nicht zur Leistungserbringung verpflichtet.

ACTAN protokolliert Umfang und Nutzung des Dienstes (z. B. Anzahl Prüfungen, Abo-Laufzeit) zur korrekten Verrechnung und Auditierung. Diese Daten können bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Diese Daten betreffen ausschliesslich technische und abrechnungsrelevante Angaben. Hochgeladene Kundendaten werden nicht dauerhaft gespeichert.

Zur späteren Verifizierbarkeit speichert ACTAN ausschliesslich eine technische Referenz bestehend aus Protokoll-ID und zugehörigem Hash-Wert für jede durchgeführte Prüfung. Die eigentlichen Prüfprotokolle werden nicht gespeichert. Diese Referenzdaten werden 10 Jahre lang archiviert, um eine nachträgliche Integritätsprüfung durch den Kunden oder einen Revisor zu ermöglichen.

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm hochgeladenen Daten korrekt, berechtigt und frei von Rechten Dritter sind. Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde trägt die Verantwortung für die Prüfentscheidung basierend auf den gelieferten Resultaten.

6. Verfügbarkeit und Support

ACTAN strebt eine hohe technische Verfügbarkeit an, gibt jedoch keine garantierten Service Level (SLA). Wartungen und Updates werden möglichst unter Berücksichtigung der Betriebszeiten vorgenommen. Support wird per E-Mail erbracht. Supportanfragen sind grundsätzlich per E-Mail an ACTAN zu richten. Zur effizienten Problemlösung kann ACTAN den Kunden nach Bedarf telefonisch oder per Video-Call kontaktieren.

7. Haftung

ACTAN haftet ausschliesslich bei vorsätzlicher oder grobfahrlässiger Vertragsverletzung. Eine Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn wird ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Die Prüfergebnisse erfolgen automatisiert auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen (z. B. SECO, OFAC). Eine manuelle oder inhaltliche Prüfung durch ACTAN findet nicht statt.

8. Datenschutz und Datenverarbeitung

ACTAN verarbeitet ausschliesslich jene Daten, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Eine Verarbeitung erfolgt gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Personendaten der Endkunden des Auftraggebers (z. B. Vertrags-, Zeichnungs- oder wirtschaftlich berechtigte Personen) werden ausschliesslich flüchtig im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.

Neben flüchtig verarbeiteten Prüfdaten speichert ACTAN personenbezogene Account- und Abrechnungsdaten (z. B. E-Mail, Abo-Typ, Rechnungsadresse) gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre. Darüber hinaus wird für jede Prüfung eine technische Protokoll-Referenz bestehend aus Hash-Wert, Zeitstempel, Protokoll-ID, Benutzer und Abo-Zuordnung gespeichert. Diese Referenz dient der nachträglichen Verifizierung durch den Kunden oder eine Aufsichtsbehörde. Der Inhalt der Prüfprotokolle selbst wird nicht gespeichert.

Einzelheiten zur Verarbeitung dieser Daten finden sich in Ziffer 8 der Datenschutzerklärung. Einzelheiten zur Verarbeitung im Auftrag regelt der separate Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), einsehbar unter www.actan.io/avv oder auf Anfrage bei compliance@actan.ch.

Ergänzend zu diesen AGB gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von ACTAN. Diese ist unter www.actan.io/datenschutz abrufbar.

9. Geistiges Eigentum

Sämtliche Rechte an der Plattform, am Code, am Design und an den Inhalten verbleiben bei ACTAN. Der Kunde erhält ein nicht übertragbares, nicht exklusives Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrages.

10. Vertragsbeendigung

Der Kunde kann das Abo jederzeit auf Ende der laufenden Periode schriftlich oder per E-Mail kündigen. ACTAN behält sich das Recht vor, das Vertragsverhältnis bei Verstössen gegen die AGB oder missbräuchlicher Nutzung fristlos zu beenden. Erfolgt keine Zahlung für eine Verlängerungsperiode, gilt das Abonnement als automatisch beendet. Auch separat gebuchte Zusatzoptionen, deren Laufzeit über jene des Hauptabos hinausgeht, verfallen mit dessen Beendigung ersatzlos, da sie nur in Verbindung mit einem aktiven Hauptabo genutzt werden können.

11. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Luzern.

12. Schlussbestimmungen

ACTAN behält sich das Recht vor, die AGB jederzeit zu ändern. Die jeweils gültige Version wird auf der Website veröffentlicht. Der Kunde wird per E-Mail über wesentliche Änderungen informiert. Widerspricht er nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die Änderungen als angenommen.

AGB – Änderungshistorie

1. Scope of Application

These Terms and Conditions (T&Cs) govern the contractual relationship between ACTAN AG, Morgartenstrasse 9, 6003 Lucerne, Switzerland (hereinafter "ACTAN"), and its business customers domiciled exclusively in Switzerland (hereinafter the "Customer") in connection with the online service "ACTAN SanctionsCheck" (hereinafter the "Service").

The Customer confirms that it has taken note of and accepted these T&Cs during online registration or upon first use of the Service.

2. Description of Services

ACTAN provides the Customer with a cloud-based solution enabling checks of counterparties against sanctions lists (in particular SECO and OFAC) in compliance with regulatory requirements. The Service is used via the web and does not require local installation. ACTAN grants access to the Service in accordance with the selected subscription model.

3. Conclusion of Contract and Term

A contract is concluded when the Customer accepts the T&Cs and activates a subscription or an additional option (e.g. via online registration, email confirmation, or written order). The contract term corresponds to the selected billing model (quarterly or annual). The subscription renews automatically for the respective selected period unless the Customer terminates it in due time. If payment is not received by the renewal date, the subscription ends automatically.

4. Prices and Payment

Prices are based on the selected subscription model and are exclusive of VAT. Billing takes place in advance by invoice or via an online payment service offered by ACTAN. The respective service (subscription or additional option) is activated only after receipt of payment. If payment is not received by the due date, ACTAN is not obliged to provide the service.

ACTAN logs the scope and use of the Service (e.g. number of checks, subscription term) for correct billing and auditing. This data may be stored for up to 10 years. This data relates exclusively to technical and billing-relevant information. Uploaded customer data is not stored permanently.

For later verifiability, ACTAN stores only a technical reference consisting of the protocol ID and the corresponding hash value for each check performed. The actual screening protocols are not stored. This reference data is archived for 10 years to enable a subsequent integrity check by the Customer or an auditor.

5. Obligations of the Customer

The Customer ensures that the data it uploads is accurate, authorised, and free of third-party rights. Access credentials must be kept confidential. The Customer remains responsible for the screening decision based on the results provided.

6. Availability and Support

ACTAN aims for high technical availability but does not provide guaranteed service levels (SLA). Maintenance and updates are carried out, where possible, with due regard to operating hours. Support is provided by email. Support requests must generally be sent to ACTAN by email. For efficient problem resolution, ACTAN may contact the Customer by telephone or video call as needed.

7. Liability

ACTAN shall be liable only in cases of intentional or grossly negligent breach of contract. Liability for indirect damages, consequential damages, or loss of profit is excluded to the extent permitted by law. Screening results are generated automatically on the basis of publicly available information (e.g. SECO, OFAC). ACTAN does not carry out any manual or substantive review.

8. Privacy and Data Processing

ACTAN processes only the data required for performance of the contract. Processing takes place in accordance with Swiss data protection law (FADP). Personal data of the Customer's end clients (e.g. contracting parties, authorised signatories, or beneficial owners) is processed only transiently in working memory and is not stored permanently.

In addition to transient screening data, ACTAN stores personal account and billing data (e.g. email address, subscription type, billing address) for up to 10 years in accordance with statutory retention obligations. In addition, for each check a technical protocol reference consisting of hash value, timestamp, protocol ID, user, and subscription assignment is stored. This reference serves subsequent verification by the Customer or a supervisory authority. The contents of the screening protocols themselves are not stored.

Details of the processing of this data can be found in Section 8 of the Privacy Policy. Details of processing on behalf are governed by the separate Data Processing Agreement (DPA), available at www.actan.io/avv or upon request at compliance@actan.ch.

The current Privacy Policy of ACTAN also applies in addition to these T&Cs. It is available at www.actan.io/privacy-policy.

9. Intellectual Property

All rights to the platform, the code, the design, and the content remain with ACTAN. The Customer receives a non-transferable, non-exclusive right of use for the duration of the contract.

10. Termination

The Customer may terminate the subscription in writing or by email at any time effective at the end of the current period. ACTAN reserves the right to terminate the contractual relationship without notice in the event of breaches of these T&Cs or abusive use. If payment for a renewal period is not received, the subscription shall be deemed terminated automatically. Separately booked additional options whose term extends beyond that of the main subscription also expire without replacement upon its termination, as they may only be used in conjunction with an active main subscription.

11. Place of Jurisdiction and Applicable Law

Swiss law shall apply exclusively. The place of jurisdiction is Lucerne.

12. Final Provisions

ACTAN reserves the right to amend these T&Cs at any time. The version in force is published on the website. The Customer is informed by email of material changes. Unless the Customer objects within 30 days, the changes shall be deemed accepted.

T&Cs – Change History