1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der ACTAN AG, Morgartenstrasse 9, 6003 Luzern, Schweiz (nachfolgend "ACTAN") und ihren Geschäftskunden im Zusammenhang mit dem Online-Dienst "ACTAN SanctionsCheck" (nachfolgend "Dienst").

Der Dienst richtet sich primär an Geschäftskunden mit Sitz in der Schweiz, insbesondere an kleinere und mittlere Vermögensverwalter, Trustees und Compliance-Dienstleister. Eine Nutzung durch Geschäftskunden mit Sitz im Ausland ist im Einzelfall möglich, sofern dies regulatorisch und vertragsrechtlich zulässig ist.

Diese AGB gelten für die Nutzung als Direktkunde sowie für die Nutzung als Service Provider im Sinne von Ziffer 2. Ergänzend gelten der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Datenschutzerklärung von ACTAN in der jeweils aktuellen Fassung.

Der Kunde bestätigt die Kenntnisnahme und Zustimmung zu diesen AGB im Rahmen der Online-Registrierung, durch schriftliche Bestellung, E-Mail-Bestätigung oder bei erstmaliger Nutzung des Dienstes.

2. Begriffe

3. Leistungsbeschreibung

ACTAN stellt dem Kunden eine webbasierte Lösung zur Verfügung, mit der Sanktionsprüfungen gegen offizielle Sanktionslisten, insbesondere SECO und OFAC, durchgeführt und nachvollziehbar dokumentiert werden können. Weitere Sanktionslisten können gemäss Funktionsumfang des Dienstes hinzukommen.

Der Dienst unterstützt einen benutzergeführten Review-Prozess und die Erstellung eines PDF-Prüfprotokolls. ACTAN nimmt keine manuelle oder fachliche Beurteilung von Treffern vor.

Je nach gewähltem Modell kann der Dienst als Web Self-Service und, soweit angeboten, mit einem lokal installierten Agenten oder zusätzlichen Benutzerzugängen genutzt werden.

ACTAN SanctionsCheck ist kein KYC-System, kein PEP-Screening, keine Adverse-Media-Prüfung, keine Crime-Datenbank und kein Risk-Scoring. Der Dienst fokussiert auf den Sanktionsbereich.

4. Vertragsschluss, Laufzeit und Nutzung

Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde diese AGB akzeptiert und ein Abonnement, eine Lizenzstufe oder eine Zusatzoption aktiviert oder bestellt.

Die Vertragsdauer, die Lizenzstufe, die Anzahl überwachter Namen und allfällige Zusatzoptionen ergeben sich aus der Bestellung, der Online-Anzeige, der Offerte oder der Auftragsbestätigung.

Trial-Accounts können für eine begrenzte Testphase freigeschaltet werden. Wird innerhalb der Testphase kein Voll-Lizenzvertrag abgeschlossen, kann ACTAN den Account sperren und anschliessend gemäss Datenschutzerklärung löschen oder anonymisieren. Vertragliche Unterlagen, akzeptierte Vertragsversionen sowie Account- und Abrechnungsdaten bleiben im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erhalten.

Soweit nichts anderes vereinbart ist, erfolgt die Lizenzierung auf Jahresbasis. Das Abonnement verlängert sich um die jeweils vereinbarte Periode, sofern es nicht fristgerecht gekündigt wird.

Erfolgt keine Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum oder bis zum Verlängerungszeitpunkt, ist ACTAN berechtigt, den Zugang nicht freizuschalten, zu sperren oder das Abonnement automatisch enden zu lassen.

5. Preise, Zahlung und Lizenzlogik

Die Preise richten sich nach der gewählten Lizenzstufe und verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer.

Die Lizenz basiert auf der Anzahl überwachter Namen und nicht auf der Anzahl durchgeführter Prüfungen. Innerhalb der gewählten Namensstufe können Prüfungen nach Bedarf durchgeführt werden.

Optionale Add-ons, insbesondere lokal installierter Agent und zusätzliche Benutzer, können separat verrechnet werden.

Die Abrechnung erfolgt, soweit nicht anders vereinbart, jährlich im Voraus.

Grössere Volumen, besondere Anforderungen und erweiterte Betriebsmodelle sind auf Anfrage verfügbar.

6. Nutzung als Direktkunde

Ein Direktkunde nutzt ACTAN SanctionsCheck für eigene Sanktionsprüfungen innerhalb seiner Organisation.

Der Direktkunde bleibt für die Rechtmässigkeit der Datenbearbeitung, die Auswahl der zu prüfenden Personen, die fachliche Bewertung von Treffern und die daraus folgenden Entscheide verantwortlich.

ACTAN stellt die technische Lösung bereit, verarbeitet die Prüfdaten gemäss AVV und nimmt keine materielle Beurteilung von Treffern vor.

7. Nutzung als Service Provider

Ein Service Provider darf ACTAN SanctionsCheck zur Erbringung eigener Compliance-Dienstleistungen für seine Mandanten nutzen, sofern die jeweilige Nutzung durch eine ausreichende vertragliche und datenschutzrechtliche Grundlage zwischen dem Service Provider und seinem Mandanten gedeckt ist.

Der Service Provider bleibt gegenüber ACTAN alleiniger Vertragspartner und verantwortlich für die Nutzung des Dienstes innerhalb seines Accounts, einschliesslich Mandantenverwaltung, Benutzerverwaltung, Datenübermittlung, Instruktion seiner Benutzer und Einhaltung dieser AGB.

Der Service Provider stellt sicher, dass seine Mandanten über den Einsatz von ACTAN SanctionsCheck, die Rollen in der Auftragsverarbeitung, die relevanten technischen und organisatorischen Massnahmen, Subauftragsverhältnisse, Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen in geeigneter Weise informiert werden.

Der Service Provider stellt sicher, dass er zur Beauftragung von ACTAN als Unter-Auftragsverarbeiter berechtigt ist und dass eine allfällige Unter-Auftragsbearbeitung gegenüber seinen Mandanten ordnungsgemäss offengelegt oder genehmigt wurde.

Soweit der Service Provider einem Mandanten oder dessen Mitarbeitenden einen eigenen Benutzerzugang zum Dienst einräumt, erfolgt dies im Mandantenkontext des Service Providers. Der Service Provider bleibt für die korrekte Zuordnung, Berechtigung, Instruktion und Sperrung solcher Benutzer verantwortlich.

ACTAN schuldet dem Mandanten eines Service Providers keine direkten vertraglichen Leistungen, sofern nicht ausdrücklich ein separates Vertragsverhältnis zwischen ACTAN und diesem Mandanten begründet wird.

Der Service Provider ist für seine eigene Leistungsbeschreibung, Vergütung, Aufgabenteilung und Haftung gegenüber seinen Mandanten verantwortlich. ACTAN ist nicht Partei dieser Vereinbarungen.

8. Pflichten des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm eingegebenen, hochgeladenen oder übermittelten Daten korrekt, rechtmässig erhoben und zur Prüfung berechtigt sind.

Der Kunde behandelt Zugangsdaten vertraulich und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf den Dienst erhalten.

Der Kunde ist verantwortlich für die fachliche Bewertung der Prüfergebnisse, die Dokumentation seiner Entscheide und alle Massnahmen gegenüber seinen Kunden, Geschäftspartnern oder sonstigen betroffenen Personen.

Der Kunde stellt sicher, dass keine unnötigen oder übermässigen Personendaten in Freitextfeldern, internen Referenzen oder Kommentaren erfasst werden.

9. Pflichten von ACTAN

ACTAN stellt den Dienst im Rahmen der gewählten Lizenzstufe bereit und verarbeitet Prüfdaten gemäss diesen AGB, dem AVV und der Datenschutzerklärung.

ACTAN setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten ein.

ACTAN informiert den Kunden über wesentliche Änderungen der AGB, des AVV, der Datenschutzerklärung oder der Subdienstleister gemäss den jeweiligen Dokumenten.

ACTAN erbringt Support gemäss den auf der Website oder im Vertrag beschriebenen Supportkanälen.

10. Datenverarbeitung, Speicherung und Verifizierbarkeit

ACTAN speichert keine Prüfdaten und keine PDF-Prüfprotokolle mit Klarnamen dauerhaft. Prüfdaten werden nur für die Dauer der Prüfung verarbeitet und anschliessend aus dem produktiven Verarbeitungsvorgang entfernt.

Zur späteren Verifizierbarkeit können technische Verifizierungsreferenzen wie Protokoll-ID, Hash-Wert, Zeitstempel, Prüftyp, Listen- oder Quellenstand und Statusinformationen gespeichert werden.

Zusätzlich können Aktivitätsdaten, Versanddaten, Accountdaten und Abrechnungsdaten im jeweils erforderlichen Umfang und gemäss den in der Datenschutzerklärung ausgewiesenen Aufbewahrungsfristen verarbeitet werden.

Das PDF-Prüfprotokoll mit Klarnamen, Trefferangaben oder Entscheidungsdokumentation wird nicht dauerhaft bei ACTAN gespeichert. Die Aufbewahrung dieses Dokuments liegt beim Kunden beziehungsweise beim Service Provider oder dessen Mandanten gemäss deren internen Pflichten.

Einzelheiten zu Datenkategorien, Rollen, Subdienstleistern, Speicherlogik und Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem AVV und der Datenschutzerklärung. Der AVV ist unter www.actan.io/de/legal/dpa abrufbar. Die Datenschutzerklärung ist unter www.actan.io/de/legal/privacy-policy abrufbar.

11. Verfügbarkeit und Support

ACTAN strebt eine hohe technische Verfügbarkeit an, gibt jedoch keine garantierten Service Level, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.

Wartungen, Sicherheitsupdates und technische Anpassungen werden möglichst unter Berücksichtigung der Betriebszeiten vorgenommen.

Support wird grundsätzlich per E-Mail erbracht. Zur effizienten Problemlösung kann ACTAN den Kunden nach Bedarf telefonisch oder per Video-Call kontaktieren.

12. Geistiges Eigentum

Sämtliche Rechte an ACTAN SanctionsCheck, einschliesslich Plattform, Code, Design, Datenbankstruktur, Dokumentation und sonstigen Inhalten, verbleiben bei ACTAN oder ihren Lizenzgebern.

Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein nicht übertragbares, nicht exklusives und widerrufliches Nutzungsrecht im Rahmen der vereinbarten Lizenzstufe.

13. Haftung

ACTAN haftet ausschliesslich bei vorsätzlicher oder grobfahrlässiger Vertragsverletzung. Eine Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und Reputationsschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Die Prüfergebnisse erfolgen automatisiert auf Basis öffentlich verfügbarer und von Dritten bereitgestellter Informationen. ACTAN übernimmt keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der zugrunde liegenden Sanktionslisten ausserhalb des eigenen technischen Verantwortungsbereichs.

ACTAN nimmt keine fachliche Trefferbeurteilung vor und trifft keine Entscheidungen über Kundenbeziehungen des Kunden oder eines Mandanten des Service Providers.

14. Vertragsbeendigung

Der Kunde kann das Abonnement auf Ende der laufenden Vertragsperiode schriftlich oder per E-Mail kündigen, sofern nichts anderes vereinbart ist.

ACTAN ist berechtigt, den Zugang bei wesentlichen Vertragsverletzungen, missbräuchlicher Nutzung, Nichtzahlung oder erheblicher Gefährdung der Sicherheit des Dienstes vorübergehend zu sperren oder das Vertragsverhältnis ausserordentlich zu beenden.

Bei Vertragsende endet auch die Nutzung allfälliger Add-ons und zusätzlicher Benutzer, soweit nichts anderes vereinbart ist.

Die Behandlung von Account-, Abrechnungs-, technischen Verifizierungsreferenzen, Aktivitäts- und Versanddaten richtet sich nach der Datenschutzerklärung und den dort ausgewiesenen Aufbewahrungsfristen.

15. Änderungen

ACTAN kann diese AGB anpassen, wenn dies aufgrund gesetzlicher, regulatorischer, technischer, sicherheitsbezogener oder organisatorischer Entwicklungen erforderlich oder sachlich gerechtfertigt ist.

Wesentliche Änderungen werden dem Kunden in geeigneter Form mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die Änderungen als angenommen.

Im Fall eines begründeten Widerspruchs kann ACTAN das Vertragsverhältnis auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung beenden, sofern eine Fortführung zu den bisherigen Bedingungen nicht zumutbar ist.

16. Schlussbestimmungen

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder nicht durchsetzbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Es gilt schweizerisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Gerichtsstand ist Luzern, Schweiz.

AGB – Änderungshistorie

1. Scope of Application

These Terms and Conditions (T&Cs) govern the contractual relationship between ACTAN AG, Morgartenstrasse 9, 6003 Lucerne, Switzerland (hereinafter "ACTAN"), and its business customers in connection with the online service "ACTAN SanctionsCheck" (hereinafter the "Service").

The Service is primarily aimed at business customers domiciled in Switzerland, in particular small and mid-sized asset managers, trustees and compliance service providers. Use by business customers domiciled abroad is possible on a case-by-case basis, provided this is permissible under regulatory and contractual requirements.

These T&Cs apply to use as a Direct Customer as well as to use as a Service Provider within the meaning of Section 2. The Data Processing Agreement (DPA) and ACTAN Privacy Policy, each in their current version, apply in addition.

The Customer confirms that it has taken note of and accepted these T&Cs during online registration, by written order, email confirmation or upon first use of the Service.

2. Definitions

3. Description of Services

ACTAN provides the Customer with a web-based solution that enables sanctions screening against official sanctions lists, in particular SECO and OFAC, and allows such screenings to be documented in a traceable manner. Additional sanctions lists may be added according to the functional scope of the Service.

The Service supports a user-guided review process and the creation of a PDF Screening Report. ACTAN does not carry out any manual or substantive assessment of matches.

Depending on the selected model, the Service may be used as web self-service and, where offered, with a locally installed agent or additional user accounts.

ACTAN SanctionsCheck is not a KYC system, not PEP screening, not adverse-media screening, not a crime database and not risk scoring. The Service is focused on the sanctions area.

4. Conclusion of Contract, Term and Use

A contract is concluded when the Customer accepts these T&Cs and activates or orders a subscription, license tier or additional option.

The contract term, license tier, number of monitored names and any additional options are determined by the order, online display, quote or order confirmation.

Trial accounts may be activated for a limited test period. If no full-license agreement is concluded during the test period, ACTAN may block the account and subsequently delete or anonymise it in accordance with the Privacy Policy. Contractual documents, accepted contract versions as well as account and billing data are retained within the scope of statutory retention obligations.

Unless otherwise agreed, licensing is annual. The subscription renews for the agreed period unless terminated in due time.

If payment is not received by the due date or renewal date, ACTAN is entitled not to activate access, to block access or to let the subscription end automatically.

5. Prices, Payment and Licensing Logic

Prices are based on the selected license tier and are exclusive of VAT.

The license is based on the number of monitored names and not on the number of screening runs performed. Within the selected name tier, screenings may be carried out as needed.

Optional add-ons, in particular a locally installed agent and additional users, may be charged separately.

Unless otherwise agreed, billing is annual in advance.

Larger volumes, specific requirements and extended operating models are available on request.

6. Use as Direct Customer

A Direct Customer uses ACTAN SanctionsCheck for its own sanctions screening within its organisation.

The Direct Customer remains responsible for the lawfulness of data processing, the selection of persons to be screened, the substantive assessment of matches and the resulting decisions.

ACTAN provides the technical solution, processes Screening Data in accordance with the DPA and does not carry out any substantive assessment of matches.

7. Use as Service Provider

A Service Provider may use ACTAN SanctionsCheck to provide its own compliance services to its Mandate Clients, provided the respective use is covered by an adequate contractual and data protection basis between the Service Provider and its Mandate Client.

The Service Provider remains ACTAN’s sole contractual partner and is responsible for the use of the Service within its account, including mandate administration, user administration, data transmission, instruction of its users and compliance with these T&Cs.

The Service Provider ensures that its Mandate Clients are appropriately informed about the use of ACTAN SanctionsCheck, the roles in the processing chain, the relevant technical and organisational measures, sub-processing relationships, data categories and retention periods.

The Service Provider ensures that it is entitled to engage ACTAN as a sub-processor and that any sub-processing has been properly disclosed to or approved by its Mandate Clients where required.

If the Service Provider grants a Mandate Client or its employees their own user access to the Service, such access is provided within the Service Provider’s Mandate Context. The Service Provider remains responsible for the correct allocation, authorisation, instruction and blocking of such users.

ACTAN does not owe any direct contractual services to a Mandate Client of a Service Provider unless a separate contractual relationship is expressly established between ACTAN and that Mandate Client.

The Service Provider is responsible for its own service description, remuneration, allocation of responsibilities and liability towards its Mandate Clients. ACTAN is not a party to such agreements.

8. Customer Obligations

The Customer ensures that the data it enters, uploads or transmits is accurate, lawfully collected and authorised for screening.

The Customer treats access credentials confidentially and ensures that only authorised persons have access to the Service.

The Customer is responsible for the substantive assessment of screening results, the documentation of its decisions and all measures towards its customers, business partners or other data subjects.

The Customer ensures that no unnecessary or excessive personal data is entered in free-text fields, internal references or comments.

9. ACTAN Obligations

ACTAN provides the Service within the selected license tier and processes Screening Data in accordance with these T&Cs, the DPA and the Privacy Policy.

ACTAN implements appropriate technical and organisational measures to protect the data.

ACTAN informs the Customer of material changes to the T&Cs, the DPA, the Privacy Policy or subprocessors in accordance with the respective documents.

ACTAN provides support via the support channels described on the website or in the contract.

10. Data Processing, Storage and Verifiability

ACTAN does not permanently store Screening Data or PDF Screening Reports with clear-text names. Screening Data is processed only for the duration of the screening and is then removed from the productive processing operation.

For later verifiability, technical verification references such as protocol ID, hash value, timestamp, screening type, list or source status and status information may be stored.

In addition, Activity Data, Dispatch Data, account data and billing data may be processed to the extent required and in accordance with the retention periods specified in the Privacy Policy.

The PDF Screening Report containing clear-text names, match information or decision documentation is not stored permanently by ACTAN. Retention of this document is the responsibility of the Customer or the Service Provider or its Mandate Client in accordance with their internal obligations.

Details on data categories, roles, subprocessors, storage logic and retention periods are set out in the DPA and the Privacy Policy. The DPA is available at www.actan.io/en/legal/dpa. The Privacy Policy is available at www.actan.io/en/legal/privacy-policy.

11. Availability and Support

ACTAN aims to provide high technical availability but does not provide guaranteed service levels unless expressly agreed in writing.

Maintenance, security updates and technical adjustments are carried out with due regard to operating hours where possible.

Support is generally provided by email. For efficient problem resolution, ACTAN may contact the Customer by telephone or video call as needed.

12. Intellectual Property

All rights to ACTAN SanctionsCheck, including the platform, code, design, database structure, documentation and other content, remain with ACTAN or its licensors.

The Customer receives a non-transferable, non-exclusive and revocable right of use for the duration of the contract within the agreed license tier.

13. Liability

ACTAN shall be liable only in cases of intentional or grossly negligent breach of contract. Liability for indirect damages, consequential damages, loss of profit and reputational damage is excluded to the extent permitted by law.

Screening results are generated automatically on the basis of publicly available information and information provided by third parties. ACTAN does not warrant the completeness, accuracy or timeliness of the underlying sanctions lists outside its own technical sphere of responsibility.

ACTAN does not carry out any substantive assessment of matches and does not make any decisions regarding customer relationships of the Customer or a Mandate Client of the Service Provider.

14. Termination

The Customer may terminate the subscription in writing or by email with effect at the end of the current contract period, unless otherwise agreed.

ACTAN is entitled to temporarily block access or terminate the contractual relationship extraordinarily in the event of material breach of contract, abusive use, non-payment or significant risk to the security of the Service.

Upon termination of the contract, the use of any add-ons and additional users also ends unless otherwise agreed.

The handling of account data, billing data, technical verification references, Activity Data and Dispatch Data is governed by the Privacy Policy and the retention periods specified therein.

15. Amendments

ACTAN may amend these T&Cs where required or objectively justified due to legal, regulatory, technical, security-related or organisational developments.

Material changes will be communicated to the Customer in an appropriate form. If the Customer does not object within 30 days, the changes are deemed accepted.

In the event of a justified objection, ACTAN may terminate the contractual relationship as of the date on which the amendment would enter into force, provided continuation under the previous conditions is not reasonable.

16. Final Provisions

If any provision of these T&Cs is invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions remains unaffected.

Swiss law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods.

The place of jurisdiction is Lucerne, Switzerland.

T&Cs – Change History